ENLACE CONTABLE
Mediante el enlace contable pasamos a contabilidad aquellas facturas que hemos seleccionado y no están actualizadas. Se accede desde el menú Ventas → Enlace contable
Pantalla de Enlace Contable
Se pueden seleccionar las facturas por:
  • Sección Contable: selección de la sección contable que será pasado a contabilidad.
  • Fecha mínima: que nos permitirá pasar a contabilidad solo las facturas cuya fecha sea posterior a la fecha mínima.
  • Serie: que nos permitirá pasar a contabilidad solo las facturas cuya fecha esté dentro del intervalo seleccionado.
  • Fecha límite: Desde - Hasta, que nos permitirá pasar a contabilidad solo las facturas cuya fecha esté dentro del intervalo seleccionado.
  • Factura: Desde - Hasta, que nos permitirá pasar a contabilidad solo las facturas cuyo número esté dentro del intervalo seleccionado.
Por cada factura se realizará lo siguiente :
  • Generación de asiento contable.
  • Generación de asiento de analítica: Sólo en caso de que la cuenta de venta sea de analítica.
  • Generación de cartera de cobro.
  • Generación de registro de IVA.
  • Generación de movimiento de almacén.
  • Generación de comisiones.
  • Actualización de histórico de ventas.
Importante:
  • El campo SECCIÓN es obligatorio meterlo para poder seguir con la contabilización de las facturas.
  • Si introducimos alguna fecha en FECHA MÍNIMA, aquellas facturas que tienen la fecha de la factura MENOR que la fecha mínima, pasarán a contabilidad con la fecha contable la FECHA MÍNIMA. Hay que tener mucho cuidado con lo que se mete en este campo, NO ES UN CAMPO DE SELECCIÓN.
  • No tendrá en cuenta las facturas cuya fecha sea anterior a la fecha de inicio de ejercicio, es decir, las facturas de ejercicios ya cerrados. Y tampoco tendrá en cuenta las facturas que ya están contabilizadas.
  • Si se trabaja con series, el enlace contable se hará en diferentes pasos. Si no se introduce nada en el campo SERIE, pasará a contabilidad todas las facturas que no tengan serie. Para pasar las que tienen series, por el contrario, se ha de hacer de una en una.
    En caso de que queramos pasar todas las facturas dejando el campo serie vacío, tenemos que activar la siguiente variable:
    EnlaceContableSerieASerie = NO
    Una vez activada, el programa nos da la posibilidad de pasar sólo las que no tienen serie introduciendo un *.
Cuando entramos en el punto del Enlace contable lo primero que comprueba es si en el fichero de recibos todavía hay recibos sin imprimir. Si existen, nos dará el siguiente mensaje:
Si pulsamos    Cancelar   , paramos el proceso del enlace. Por el contrario, si pulsamos          Ok         , continuaremos con el proceso y al finalizar la contabilización de las facturas borrará los recibos. Puede borrar todos los recibos o sólo aquellos que están entre la Fecha Mínima y Fecha de Factura. (Hay que tener cuidado con la Fecha Mínima)
Hoy día hay mucha gente que no suele utilizar los recibos en papel sino que lo hace a través del ordenador, por lo que le es igual que se borren los recibos o no. Podemos hacer que en el enlace contable no haga la pregunta anterior y automáticamente al final del proceso de enlace borre los recibos. Para esto pondremos en Pinwin.ini la variable:
PreguntarBorrarRecibosEnEnlaceContable = NO
El enlace contable te da la posibilidad de contabilizar las facturas de una empresa en otra distinta, por lo que al principio pide confirmación mediante el mensaje:
Aviso que indica en qué empresa y en que empresa contable estás actualmente
Si en el mantenimiento de empresas, en la empresa 1 tenemos definido en el campo Empresa Contable por ejemplo la empresa 002, la contabilización de las facturas se harán en la empresa 2, y el mensaje anterior será:
Empresa Actual 1. Empresa contable 002, ¿Seguir Adelante ?
Si pulsamos    Cancelar   , no se sigue con el enlace contable y volvemos al principio.
Pero si pulsamos          Ok         , antes de seguir con el enlace contable comprueba si todos los artículos / conceptos de los albaranes con importe mayor que 0 y no están pasados a contabilidad, tienen definida la cuenta contable de venta. Si hay algún artículo al que le falte este dato, nos dará un aviso y no dejará seguir con el enlace contable.
Cuando comienza con el proceso de contabilización, empieza revisando los albaranes que tienen relleno el campo "Nº de factura" y el estado es distinto de "A", es decir, albaranes facturados pero no contabilizados.
El enlace contable vuelve a calcular los importes de cada factura por lo que si se ha hecho alguna modificación en algún albarán de alguna factura, hay que volver a hacer dicha factura, ejecutando facturación repetitiva o por el contrario anulando y volviendo a hacer esa factura. Si no se hace de esta forma, no coincidirán los datos de la factura con los datos de contabilidad.
Para generar el asiento contable se revisan cada una de las líneas de la factura. Si la línea tiene importe se mirará a qué cuenta contable va. El orden de asignación de la cuenta contable es el siguiente:
  1. Si está definida la variable CUENTASCOMPRASVENTASGENERALES = Si en Pinwin.Ini, la cuenta contable que cogerá será la que esté definida en el campo Ventas del mantenimiento de Empresas
  2. Si el artículo que se ha introducido es un concepto, la cuenta contable será la que esté definida en el campo Código Cta. del mantenimiento de conceptos. Si en lugar de concepto es un código de artículo mira:
    • Si en la línea de albarán se ha especificado la cuenta contable.
    • Si el artículo tiene cuenta contable de venta.
    • Si la familia a la que pertenece el artículo tiene definida la cuenta contable de ventas en el mantenimiento de familias (si el albarán es de extranjero será la cuenta contable de ventas de extranjero).
  3. Si el albarán tiene introducida la cuenta.
A la hora de coger la cuenta contable va mirando en el orden indicado anteriormente. Si lo encuentra en algún punto, no sigue adelante, se queda con lo encontrado. De esta forma se obtendría la cuenta contable inicial, pero esta cuenta se puede transformar en otra dependiendo de:
1. El cliente es extranjero (la provincia es mayor que 50) y en el Pinwin.ini está definida la variable "PosicionDigitoCtaVentasExtranjero" .

Ejemplo: Supongamos que la cuenta contable inicial que hemos obtenido es 7000000000, y en el Pinwin.ini tenemos definido "PosicionDigitoCtaVentasExtranjero = 4,20,21", lo que significa que en la posición 4 colocará:

  • un 10 si es nacional (7001000001 → definido en la tabla de Familias del articulo).
  • un 20 si es intracomunitario (7002000001)
  • un 21 si es extranjero no intracomunitario (7002100001).
2. El albarán tiene Serie de facturación y dicha serie está definida en la tabla de Series de Facturación
  Serie Descripcion Cuenta
A SERIE DE FACTURAS 3,4000
Ejemplo: cuenta inicial es 7000000000 y la serie del albarán es A. La cuenta definitiva sería 7040000000.
Si el albarán fuera de serie E, no se haría ninguna sustitución porque dicha serie no está definida en Mantenimiento de Serie de Facturas.
3. Es una devolución, es decir, el importe de la línea de albarán es negativo, y en el Pinwin.ini está definida la variable "PREFIJODEVOLUCIONVENTAS" .

Ejemplo 1: la cuenta inicial es 7000000000 y en la variable del Pinwin.ini se ha definido 7775500000.
La cuenta definitiva sería 7775500000
Ejemplo 2: la cuenta inicial es 7000000000 y en la variable del Pinwin.ini se ha definido 777*.
La cuenta definitiva sería 7770000000. (Ha sustituido el 700 por 777)
De esta forma se obtendrían las cuentas contables que corresponden a los artículos vendidos.

La cuenta del cliente será siempre el código del cliente, excepto en el caso en el que esté definido el campo Cuenta en el mantenimiento de clientes, o en el caso en el que en el albarán se haya indicado el código de Leasing.

Además, en albaranes tenemos un campo que es cuenta contable de ventas. Para que prevalezca esta cuenta y no tenga en cuenta ninguna otra cuenta contable de ventas habría que activar la siguiente variable en el Pinwin.ini:

PREVALECECUENTACONTABLEALBARAN=SI
En el Pinwin.ini se definen además las cuentas contables de:
  1. Retención
    • CUENTACONTABLEVENTASRETENCION
  2. Anticipo
    • CUENTACONTABLEVENTASANTICIPO
  3. Descuento Pronto Pago
    • CUENTACONTABLEVENTASDESCUENTOPP
  4. % Descuento Especial 1, Importe de descuento especial
    • CUENTACONTABLEVENTASDESCUENTOESPECIAL
      Para que este descuento lo pase a contabilidad sin incluir en otra línea, hay que activar esta variable:
      DESGLOSEDESCUENTOESPECIAL = No
  5. % Descuento Especial 2
    • CUENTACONTABLEVENTASDESCUENTOESPECIAL2
  6. Portes
    • CUENTACONTABLEVENTASPORTES
  7. Embalajes
    • CUENTACONTABLEVENTASEMBALAJES
  8. Gastos Financieros
    • CUENTACONTABLEVENTASRECARGOFINANCIERO
  9. Flete
    • CUENTACONTABLEVENTASFLETE
  10. Seguro
    • CUENTACONTABLEVENTASSEGURO
Las cuentas contables de IVA se definen en el mantenimiento de empresas.
Cuando se crea la cartera de cobros, se generarán tantos registros como vencimientos tenga la factura, cada uno de ellos con su importe y fecha de vencimiento correspondiente. Por ejemplo, si la factura 456 tiene 3 vencimientos se generarán los registros 456/1, 456/2 y 456/3.
Si la forma de pago de la factura tiene el campo Cobro automático a SI, automáticamente se contabilizará el cobro de cada uno de estos registros. Se generará un asiento que ira a la sección B y como concepto Cobro Fra. Nº .....
La generación del Registro de IVA no tiene nada especial.
Aparte de la contabilización de la factura, el enlace contable también genera las comisiones correspondientes a los representantes. Estas comisiones variarán dependiendo de lo que se haya indicado en el apartado FLAGS de la configuración de la aplicación del Prowin.
Es decir, las comisiones se pueden calcular por:
  1. Línea de albarán
  2. Albarán
  3. Factura
Si en el albarán se ha indicado el código del representante y el porcentaje de comisión en la línea o cabecera del albarán, entonces se calculará el importe de la comisión.
También se actualizarán las estadísticas de ventas. (Para actualizar estas estadísticas también existe un proceso aparte de actualización.)
Y por último generará el movimiento de almacén.
Por cada factura que pasa a contabilidad, sus albaranes se actualizarán con el Estado A.
Cuando termina todo el proceso de Enlace Contable puede aparecer el mensaje :
si no quedan más albaranes facturados que contabilizar, o el mensaje:
si todavía quedan albaranes facturados sin pasar a contabilidad.
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