¿QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico, y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

Existen 2 tipos de facturas electrónicas:

• Facturas con formato estructurado: Estas facturas contienen datos y los generan automáticamente los programas informáticos. Los más habituales son los que utilizan lenguajes XML (UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
• Facturas con formato no estructurado: Las facturas con este formato son facturas que, básicamente, contienen la imagen de la factura. Podrían ser facturas en formato escaneado o ficheros PDF.

A partir del 15 de enero de 2015, cualquier proveedor de bienes o servicios de las Administraciones públicas está obligado a presentar las facturas electrónicamente, si el importe de la misma, incluido el IVA, supera los 5.000€. Estas facturas serán con formato estructurado (XML).

¿CÓMO PRESENTO LA FACTURA A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?

Obligatorio para los que trabajan con:

• La Administración Estatal.
• La Administración Autonómica.
• La Administración Local.
• También se incluyen empresas que dependen de las administraciones, como por ejemplo; organismos autonómicos, universidades púbicas, entidades de derecho público, etc.

Las facturas que se emitan a la Administración deben cumplir 2 requisitos:

• Deben estar en formato XML Facturae 3.2 o Facturae 3.2.1.
• Deben tener firma electrónica.

CÓMO ESTÁ INTEGRADO EN PROWIN ERP

Para facilitar el trabajo al usuario de Prowin, ANER ha preparado un módulo específico para la facturación electrónica, mediante el cual el programa genera la factura en formato XML Facturae 3.2 con firma electrónica.

El módulo permite generar el formato XML con firma electrónica o sin ella. De esta forma da la posibilidad de poder importar el fichero desde aplicaciones como ef4ktur o Facturae, que son 2 aplicaciones gratuitas que facilitan las Administraciones para la generación y envío de las facturas.

GENERACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

El primer paso para poner en marcha la facturación electrónica es saber si se va a generar el fichero XML o PDF. El XML (formato estructurado) es para las Administraciones y el PDF (formato no estructurado) para las empresas privadas.

Para enviar el fichero XML o PDF firmado es requisito indispensable tener un certificado digital. Existen dos tipos de certificados:

• Certificado soft: Deberá estar instalado en el equipo desde el que se firma.
• Certificado en tarjeta: Se realiza mediante un lector de tarjetas que deberá estar configurado e instalado en el equipo.

Para que Prowin pueda firmar automáticamente es necesario que el Certificado sea Certificado Soft.

CONFIGURACIÓN PREVIA

Para que la pantalla funcione correctamente hay que realizar una configuración previa. Una vez activada la configuración para que funcione correctamente se deberán completar los siguientes datos:

• Empresa: Tipo de empresa, si es Jurídica o Fiscal, requisito para el XML.
• Formas de pago: Código externo para que se diferencie al generar el XML.
• Divisas: Código externo para que se diferencie al generar el XML.
• País/provincia: Código externo para que se diferencie al generar el XML.
• Clientes:
  • Formato Factura: XML o PDF para saber con qué formato se trabajará con este cliente.
  • Banco domiciliación: Si la forma de pago que utilizamos es transferencia para mandar la factura, algunas administraciones públicas requieren la cuenta corriente de la empresa.
  • Pestaña EDI> Datos de la Firma electrónica. Órgano gestor y su Código DIR3, Unid. Tramitadora y su DIR3, Oficina Contable y su Código DIR3. Esta información hay que solicitar al cliente.
• Las facturas en Prowin tienen que estar generadas antes de realizar la facturación electrónica utilizando las herramientas habituales de facturación.

PANTALLA DE GENERACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

A través de la búsqueda filtraremos las facturas que queremos: por cliente, por fecha factura, nº factura, ejercicio/ serie, formato fact. (información que hemos rellenado en el cliente), solo clientes con facturación electrónica o solo facturas no exportadas.

Además, se pueden filtrar todas las facturas, las no pasadas a contabilidad o sólo las pasadas a contabilidad. Saldrán seleccionadas por defecto aquellas facturas que superen los 5.000 €.

Para que muestre la selección de los datos en pantalla le daremos al botón aceptar .

En el momento en que se realiza la selección si a alguna factura le falta información, para poder generar el Formato fact. "XML Facturae 3.2", la línea saldrá en rojo y en la columna "Notas" aparecerá el motivo.

Estos son los distintos motivos que puede haber:

• Falta el código externo de la FORMA DE PAGO.
• El código facturae de la FORMA DE PAGO no puede ser mayor que 19.
• Falta el código externo de la DIVISA.
• Falta el código IBAN de la transferencia.
• Falta el código externo de PAIS.
• Falta algún campo de los DIR3.

Una vez completada la información de las facturas que queremos enviar le daremos al botón XML

Se guardarán los ficheros en la carpeta definida en "Carpeta facturas pendientes de firmar". En cambio, si se configura para que Prowin pueda firmar, se guardan los ficheros en la carpeta definida en "Carpeta de facturas firmadas".

El siguiente paso es exportar el fichero que se ha creado en la carpeta definida en "Carpeta de facturas firmadas", o si no tenemos la firma activada "Carpeta facturas pendientes de firmar", a la plataforma que tengamos contratada o al programa/web que nos ha indicado el cliente.

Una vez que se finalice el envío recomendamos que se borre el fichero "XML" de la "Carpeta de facturas firmadas" para un mayor control, y de esta manera, sabremos con seguridad que el fichero se ha enviado. El programa guardará una copia en las carpetas "XML" y "XSIG".

Además, en la gestión documental de la ficha del cliente se creará un link al fichero generado.